Współczesna archiwizacji dokumentów

Archiwizacja komputerowa to proces długotrwałego przechowywania danych w celu ich późniejszego wykorzystania i pobierania. Istnieją dwa rodzaje procesów archiwalnych: przechowywanie dokumentów drukowanych na papierze oraz dokumenty elektroniczne przechowywane na urządzeniach komputerowych. Jednak archiwizowanie komputerowe to nie tylko zapisywanie dysków na danych i ich indeksacja, ale także skomplikowany proces tworzenia kopii zapasowych. Wiemy, że na całym świecie istnieją tysiące archiwów, przechowujących dane zapisane w postaci standardowej, czyli na papierze. Sukcesywnie, dane te są digitalizowane, czyli zapisywane na nośniki cyfrowe i przechowywane na dyskach. Jest to proces żmudny i czasochłonny, ale konieczny do przeprowadzenia. Co należy archiwizować Nie wszystkie dokumenty muszą być archiwizowane. Zazwyczaj archiwizowaniu podlegają tylko najważniejsze dokumenty dotyczące firmy, zamówień, kontrahentów i płatności, a także dokumentacja pracownicza. Papierowe dokumenty, które mogą zostać zniszczone w przypadku klęski żywiołowej lub w większości przypadków losowych, staną się nie do odtworzenia bez kopii w postaci elektronicznej. Przeniesienie tych wszystkich danych do wirtualnego świata nie tylko zabezpiecza te materiały, ale sprawia że są łatwiejsze do wyszukiwania i analizowania. Co więcej, komputerowa archiwizacja otwiera znacznie większe możliwości chronienia danych, poprzez szyfrowanie plików, nadawanie haseł dostępu oraz dziesiątki innych czynności, takich jak nadawanie i odbieranie uprawnień. Nowoczesne technologie archiwizowania Każdego roku na rynku oprogramowania komputerowego przybywa aplikacji, używanych do zarządzania dokumentami i rejestrowania obrazów. Używane do procesu archiwizowania, znacznie ułatwiają pracę pracowników. Ale w jaki sposób odbywa się przenoszenie dokumentów papierowych do postaci elektronicznej oraz w jaki sposób mogą być używane do oglądania? Istnieje wiele pakietów oprogramowania do przechwytywania obrazów. Jednym z nich jest Kofax Capture. Program skanuje dokumenty papierowe do kopii elektronicznych, zazwyczaj zapisywanych w formacie PDF, które są następnie indeksowane dla celów szybkiego wyszukiwania.